複数の手続きと締切
提出物、事前準備、渡航関連手続き、 研修資料、当日の流れなど、 内容ごとに異なる締切と案内を 分かりやすく伝える必要がありました。
国際研修プログラム
国際研修プログラムのデジタル運営
日本で実施される国際研修において、 参加者向けWebサイト、各種フォーム、 案内資料、英文連絡、渡航・滞在情報、 関係者調整、開催準備を一つの流れとして 支えるデジタル・運営基盤です。
概要
事前準備から来日、 研修実施までを支える参加者体験。
このプロジェクトでは、 来日前の準備、必要書類の提出、 研修案内、各種フォーム、 当日の参加者対応、開催後のフォローまで、 複数の段階にわたって一貫した情報提供が 必要でした。
参加者向けWebサイトの制作、 ビジュアル素材、英文コミュニケーション、 フォーム管理、運営資料、 関係者との調整、渡航・滞在準備、 当日運営まで幅広く担当しました。
課題
複雑な参加者情報を整理し、 連絡を分散させない仕組みへ。
多国籍参加者への英語対応
日本での研修経験や英語力が異なる参加者にも 誤解なく伝わるよう、 明確で実務的な英文案内を 作成する必要がありました。
関係者間の情報整合
クライアントからの指示、 参加者からの問い合わせ、 社内準備、運営上の変更を、 研修期間を通して一致させる必要がありました。
担当範囲
デジタル制作と実務運営の 両方を支援。
参加者向け情報、社内調整、 ビジュアル制作、各種管理、 現場対応を一つの流れとして つなぐ役割を担いました。
参加者向けWebサイト・ポータル制作
参加者向けページ、ナビゲーション、 研修案内、資料リンク、フォーム、 お知らせを制作・更新しました。
英文での参加者対応
各種案内、提出依頼、リマインド、 確認、補足説明、個別問い合わせへの返信を 英語で作成・送付しました。
フォーム・提出状況の管理
参加者向けフォームを作成・運用し、 回答状況の確認、未提出者の特定、 追加連絡、集計データの作成を行いました。
ビジュアル・運営資料の制作
参加者向け案内、デジタル素材、 フォーム、マニュアル、日程表、 運営に必要な各種資料を制作しました。
関係者との調整
進捗共有、要件確認、課題の報告、 内容のすり合わせを行い、 クライアント、社内チーム、 参加者間の調整を担当しました。
開催準備・当日運営
開催前の準備、参加者受付、 情報案内、スケジュール調整、 会場で発生する各種対応を支援しました。
ソリューション
参加者の行動に合わせて整理した、 デジタル情報と連絡体制。
参加者ポータル
必要情報を一つの入口に集約
研修案内、日程、各種資料、 フォーム、お知らせを、 参加者向けの一つのWebサイトから 確認できるようにしました。
段階別コミュニケーション
目的と時期に応じた連絡設計
提出依頼、リマインド、確認、 補足説明、当日案内などを、 目的とタイミングごとに整理して送付しました。
フォーム・進捗管理
参加者情報を一定の形式で収集
必要情報をフォームで収集し、 回答状況を確認することで、 未提出、記載不足、確認事項を 早期に把握できるようにしました。
運営ドキュメント
参加者とスタッフ双方を支える資料
マニュアル、案内資料、日程表、 参照資料を整理し、 参加者の理解と社内運営の両方を 支えられるようにしました。
制作・運営プロセス
事前準備から研修当日の対応まで。
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01
要件・スケジュールの整理
クライアントからの指示、 参加者に必要な対応、 提出物、締切、研修情報、 運営上の要件を確認しました。
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02
参加者向け情報の構築
ポータル、案内ページ、フォーム、 操作説明、お知らせ、 関連資料へのアクセスを整理しました。
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03
連絡・提出状況の確認
案内やリマインドを送付し、 参加者からの質問に回答しながら、 提出状況や不足情報を確認しました。
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04
運営準備
各種資料、日程、参加者情報、 社内引継ぎ、当日の対応内容を整理し、 開催に向けた準備を進めました。
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05
研修実施・現場対応
研修期間中は、参加者・スタッフへの案内、 問い合わせ対応、スケジュール調整、 現場で発生する課題の解決を支援しました。
成果
デジタルと現場を通じて、 一貫した参加者体験を実現。
参加者向け情報を集約し、 事前準備、研修実施、会場対応まで、 一貫した案内とコミュニケーションを 行える体制を整えました。
- 参加者向けポータルによる情報集約
- 段階別に整理した英文コミュニケーション
- デジタルフォームと提出状況管理
- 研修案内・運営資料の整備
- クライアント・社内・参加者間の調整
- 開催準備・当日運営支援
活用したスキル
- 参加者ポータル制作
- 英語コミュニケーション
- フォーム・進捗管理
- 運営資料作成
- 関係者調整
- ビジュアル制作
- 海外参加者対応
- 当日運営
参加者氏名、旅券情報、査証関連資料、 渡航・宿泊情報、食事・健康に関する情報、 個別メッセージ、認証情報、 クライアント発行資料は掲載していません。 一部の運営内容は一般化しています。