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Case Study 04 国際プロジェクト

デジタル情報と現場運営をつなぎ、 国際プログラムを支える。

日本で実施される国際プログラムにおいて、 参加者向けWeb、フォーム、英文対応、プログラム案内、 ドキュメント、関係者調整、事前準備、 当日サポートまでを一つの参加者体験として支えた案件です。

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01 参加者ポータル

プログラム情報、案内、資料、フォーム、更新情報を一つの入口に整理。

02 目的別の英文対応

依頼、リマインド、確認、補足、運営案内を目的とタイミングに応じて整理。

03 フォーム・提出状況管理

参加者からの提出情報を収集し、確認、集約、未提出者へのフォローまで管理。

04 当日運営への接続

事前のデジタル準備を、受付、案内、日程調整、会場での参加者対応につなげる。

背景

準備から来日、 当日運営まで情報を一貫させる必要がありました。

プロジェクトには、複数の準備段階、提出物、期限、 参加者からの質問、プログラム資料、 渡航に関する案内、当日の運営要件がありました。 情報が分散すると、参加者にも運営側にも 確認負荷が増える状態でした。

参加者向けWeb制作、英文コミュニケーション、 フォーム、運営資料、ビジュアル制作、 関係者調整、事前準備、当日運営まで横断して携わりました。

課題

変化する運営状況を、 デジタル側にも正確に反映する。

情報は固定ではありません。 参加者は段階ごとに必要な対応が変わり、 運営側は回答状況を把握する必要があり、 クライアントからの指示も参加者向け案内へ 正確に反映し続ける必要がありました。

01

複数の段階と期限

提出物、事前準備、渡航関連の手続き、 プログラム資料、当日の案内などを、 必要なタイミングで分かりやすく伝える必要がありました。

02

国際参加者への英文対応

国や背景、日本での滞在経験が異なる参加者に対しても、 誤解なく行動できるよう、 明確で実務的な英語表現が必要でした。

03

関係者間の情報整合

クライアントからの指示、参加者からの質問、 社内準備、運営上の変更を、 プロジェクト期間を通して同期させる必要がありました。

参加者ジャーニー

5つの参加段階を、 一つの運営フレームでつなぐ。

下のビジュアルでは、実際の案件を一般化し、 参加者がたどる5つの段階として表現しています。 各段階を選択すると、情報提供、連絡、提出管理、 運営支援がどのようにつながるか確認できます。

IP
International Programme 来日前準備
PARTICIPANT JOURNEY
BEFORE ARRIVAL 事前準備ポータル
Stage 01 / 05
PORTAL プログラム情報

案内、日程、資料、更新情報を一か所から確認。

GUIDE 渡航・事前準備

来日前に必要な情報と実務的な案内を整理。

MESSAGE 参加者への連絡

依頼、リマインド、確認、補足を目的別に送付。

選択中の段階

01 / 来日前準備

渡航前に必要な情報を、 一つの入口にまとめる。

参加者向けポータルと英文連絡を通じて、 事前準備、プログラム情報、資料、期限、 実務的な案内を一貫して確認できるようにしました。

  • 参加者ポータル・Webコンテンツ
  • 来日前の案内
  • プログラム・渡航関連情報
  • 参加者への英文対応

担当範囲

参加者向けのデジタル体験と、 その裏側の運営プロセスを支援。

参加者向け情報、英文コミュニケーション、 フォーム、ビジュアル資料、社内調整、 現場運営を横断して担当しました。

  1. 01

    参加者向けWeb

    分かりやすいデジタルの入口をつくる。

    参加者向けページ、ナビゲーション、 プログラム情報、案内、資料への導線、 フォーム、お知らせを制作・更新しました。

  2. 02

    英文コミュニケーション

    異なる背景の参加者に伝わる英語で案内。

    案内、提出依頼、リマインド、補足説明、 確認連絡、個別問い合わせへの回答を英語で作成しました。

  3. 03

    フォーム・提出管理

    回答を、管理できる情報へ変える。

    参加者向けフォームを作成し、 回答状況を確認しながら未提出者を特定し、 必要な情報を集約しました。

  4. 04

    ドキュメント

    参加者と運営チームが使える資料を整備。

    参加者向け案内、日程、運営資料、 ビジュアル、フォーム、 その他の参照資料を作成しました。

  5. 05

    関係者調整

    クライアント・参加者・社内の情報をそろえる。

    進捗共有、要件確認、課題連絡、 変更事項の調整を行い、 関係者間の情報を一致させました。

  6. 06

    当日運営

    準備した情報を、現場での対応までつなげる。

    参加者受付、情報案内、日程調整、 事前準備、プログラム期間中の 実務的な運営対応を支援しました。

設計上の判断

情報を、 参加者のタイミングと運用目的に合わせて整理。

すべての情報を一つの手段で送るのではなく、 Web、フォーム、直接連絡、当日の案内を それぞれの目的に応じて使い分けました。

01

共通の参照先

繰り返し確認する情報は、 参加者ポータルに集約。

プログラム案内、日程、資料など、 何度も確認する情報は 一つのデジタル参照先から確認できるようにしました。

02

目的別コミュニケーション

行動が必要な内容や例外対応は、 直接連絡で伝える。

提出依頼、リマインド、補足説明、確認、 個別問い合わせは、 一般情報の中に埋めず対象者へ直接伝える形にしました。

03

運営への継続性

デジタル上の準備が、 そのまま当日運営へつながる構造に。

フォーム、提出状況、日程、 参加者情報、ドキュメントを整理し、 事前準備から現場対応まで継続して使えるようにしました。

確認・運営準備

Web、メール、フォーム、 現場運営まで情報の正確性を確認。

参加者体験は複数の接点にまたがるため、 情報が分かりやすく、最新で、 各段階で実際に使える状態になっているかを確認しました。

  • 参加者向けWeb・ポータルの掲載内容
  • フォーム項目・提出要件
  • 英文案内・リマインド・確認連絡
  • 日程・プログラム資料・お知らせ
  • 回答状況管理・未提出者へのフォロー
  • 社内調整・引き継ぎ情報
  • 受付・会場案内に向けた事前準備

成果

デジタルと現場の接点をつないだ、 一貫した参加者体験。

参加者向け情報を一元化しながら、 事前準備、プログラム実施、当日運営、 開催後のフォローまで、 コミュニケーションと調整を一つの流れとして支えました。

参加者向けポータルの一元化 目的別に整理した英文コミュニケーション デジタルフォーム・提出状況管理 プログラム案内・各種ドキュメント クライアント・社内・参加者間の調整 事前準備・当日の参加者対応 開催後のフォロー・終了連絡

活かしたスキル

コミュニケーション、調整、 運営をつなぐデジタル推進力。

  • 参加者向けWeb制作
  • 英文コミュニケーション
  • フォーム・提出管理
  • 運営ドキュメント
  • 関係者調整
  • ビジュアルコミュニケーション
  • 海外参加者対応
  • 当日運営

参加者氏名、旅券情報、査証関連記録、渡航情報、 宿泊情報、食事・健康に関する情報、個別のやり取り、 認証情報、クライアント発行資料は掲載していません。 本ページの画面は、参加者対応の流れを説明するために 一般化したポートフォリオ用表現です。